Мы здесь совершенно запутались: думаем одно, говорим другое, пишем вообще непонятно что (Григорий Горин «Дом, который построил Свифт»).

Об этом «непонятно что». Практически все имеют представление о том, что такое документооборот и очень многие простые сотрудники и руководители, а не специалисты в области ECM, СЭД и еще бог весть каких аббревиатур, понимают это до крайней степени отрицания. Я переведу последнее предложение, не переживайте.

Документооборота у нас нет! Вот предложение, которое очень часто слышит простой менеджер по продажам средств автоматизации документооборота от компании, которая могла бы стать будущим клиентом, но не станет, если он (менеджер) не убедит ее (компании) представителя в обратном. Бытует мнение, что документооборот – это совокупность документов, требуемых родиной (или чужбиной) для того, чтобы ее гражданам жилось лучше. Там, где появляются деньги или могут появиться в будущем, необходимо фиксировать события для того, чтобы была возможность забрать часть этих денег в виде налогов и иных поборов и применить их на всеобщее благо (в некоторых странах с понятием «всеобщее» есть серьезные трудности, но мы сейчас не об этом). А чтобы фиксировать события используются документы. Государство фиксирует минимальный перечень документов, необходимых ему для того, что в будущем иметь возможность подрегулировать свой источник доходов. К таким документам относятся бухгалтерские документы, договоры, приказы и прочее-прочее-прочее. И очень часто, говоря о документообороте, ассортимент документов сводят к этому самому перечню документов, который в небольшой компании может быть очень неразнообразным и небольшим. С такой точки зрения документооборот становится занятием нудным, обременительным, ни разу не нужным и даже вредным. Вы еще предлагаете мне автоматизировать это занудство?!

Мы все думаем одно, говорим другое, а что пишем, подчас, и сами не понимаем. Руководитель, думая о своем высоком, дает Сидорову поручение, не имеющее никакого отношения к тому, о чем думает. Сидоров, думая о своем, быть может, также не менее высоком, понимает сказанное сквозь призму своих думок. Как он выполнит это поручение, выполнит ли вообще – вопрос, конечно, интересный, но мало волнующий руководителя, который, думая о своем и имея ограниченный объем оперативной памяти, уже забыл о выданном поручении. Я сейчас, не напрягаясь, вывалю на экран с десяток-другой примеров наших нелепых, непонятных, глупых и абсурдных поступков и реакций, которые ежедневно каждый наблюдает в своей трудовой деятельности. И избавиться от свой глупости мы, увы, не сможем никак. Но уменьшить глупость можно. Как обычно, максимально упростив картину мира, убрав «говорим другое» и оставив «пишем непонятно что». Некоторые успешно убирают еще и «думаем», но это уже радикализм.

Конечно, речь не идет о том, чтобы все разом заткнули свои рты (хотя это и не самая плохая идея). Речь идет о том, чтобы ввести разумную и рациональную бюрократию. И не надо морщиться, рациональная бюрократия – это неизбежная и не очень высокая плата за то, чтобы коллективная работа имела хотя бы КПД паровоза. Вот смотрите. Руководитель, думая о своем высоком, пытается сформулировать свое поручение в письменном виде. Сидоров, думая о своем, быть может, также не менее высоком, читает документ. Границы очерчены, интонациям, подмигиваниям и сердитому вращению глаз нет места. Конечно, можно использовать в поручении смайлики, но таких продвинутых руководителей пока встречается очень мало. Способ коммуникации ограничен, но понятен. Сидоров загнан в рамки. Может быть, не очень прочные, но загнан. И будет выполнять поручение. И будьте уверены, что я сейчас, не напрягаясь, вывалю на экран с десяток-другой примеров, когда разумная бюрократия или разумный документооборот способен принести огромнейшую пользу, душевный комфорт и равновесие. Но оставлю это на будущее.

Так вот. Рассматривая документооборот с такой точки зрения, появляется понимание того, что раз документооборота у нас нет, значит, у нас есть проблемы. Которые нужно решать. И очень может быть, что этот менеджер по продажам средств автоматизации документооборота, как минимум, посланник небес и иных облачных технологических процессов.

Покамест все.