Выбрать систему электронного документооборота в современных условиях многообразия до безобразия – задача подчас не самая простая. А выбрать так, чтобы не ошибиться и получить решение, которое будет успешно работать несколько лет, и, чтобы вдобавок оправдало все текущие и будущие ожидания, — еще более сложно. А еще и цена должна быть минимальной, не так ли? Так как определить систему мечты?

Некоторые обращаются к друзьям и знакомым, которые работают в организациях, где уже внедрили СЭД, перелопачивают мегабайты трафика в попытке найти решение проблемы выбора.

Другие создают анкеты, которые потом рассылают вендорам и интеграторам. Результаты оцифровываются, выводится средний балл и, как правило, палец уверенно попадает в небо. К примеру, вот несколько вопросов, встречающиеся в таких анкетах:

1. Наличие конструктора форм (без программирования). Каждый поставщик решения может трактовать такое наличие как ему заблагорассудится и скорее всего совсем не так, как предполагал автор этого вопроса, который находился под влиянием какой-то определенной системы, и постарался вложить все свои ощущения в эти три слова, если без скобок. Потом подумал и решил добавить скобки. Но вариации так и остались.

2. Легкость администрирования, легкость обучения, удобный интерфейс… Покажите мне того менеджера по продажам, который напишет, что в его продуктах что-то там сложно! Не у нас и не сейчас – это точно.

3. Перечисляются модули и функции. Местами походит на процесс выбора автомобиля по критерию «а машина ездит?». Модули-то присутствуют практически у всех одинаковые, но они только называются одинаково, а вот что внутри – вот загадка.

4. Отчетность о ходе исполнения документов. И снова масса вариантов, т.к. отчет отчету рознь.

Что остается? Кинуть жребий? Но полагаться на случай — так ненаучно!

Попробуем провести параллели между выбором СЭД и выбором, к примеру, зимних ботинок. Можно сколько угодно читать об обуви форумы и слушать советы, но перед покупкой любой здравомыслящий покупатель сначала примерит то, что планирует купить. Протестирует.

Почему же не примерять и СЭД перед заключением многоденежного контракта? Почему бы не протестировать программный продукт перед покупкой? Если поставщик решения не готов дать его на тестирование, то с таким продавцом лучше сразу не связываться. И круг систем сузится. Здесь же сразу выявятся недобросовестные поставщики, которые «облажаются» на первом же этапе. Но пусть останется хотя бы 5 решений. С ботинками было бы проще – примерить пять пар не бог весть какая сложность. При выборе СЭД тестирование пяти решений может затянуться на срок от пяти недель и больше. Но с другой стороны, все-таки не ботинки покупаем. А решение, которым организация будет пользоваться не один и не два года. И на кону будет рабочее время в сотни и тысячи (а у кого и миллионы) человеко-часов, которое «съест» неудобная, нерабочая, сложная, «тормознутая» система. Поэтому, если соизмерить масштабы, то пять недель – не такой уж и большой срок.

Теперь к вопросу как тестировать. Примеряя ботинки, каждый из нас осознанно или неосознанно совершает определенный набор движений для проверки удобства девайсов. И, конечно, не совершает марш-броски на 10 километров, не ищет экстремальные температуры для проверки и т.п. При тестировании СЭД также следует определить ограниченный набор тестовых движений, который позволит в ограниченный промежуток времени определить пригодность системы. Какой это будет тест? Да любой реальный бизнес-процесс в компании, автоматизация которого принесет быстрые и осязаемые выгоды. Причем это не обязательно должен быть самый «навороченный» процесс. Если такой процесс будет найден, то эффект от его усовершенствования составит, как водится, 80% от общей кучи. Причем скорее всего реализация этого процесса задействует всего 20% функционала системы. Дальше можно, конечно, гнаться за 80% оставшихся функций, чтобы получить 20% эффекта. Но стоит ли?

Итак, за ботинками?