А снег со следами прохожего — разве не документ? Вот тут я собрал несколько определений документа. Возьмем отечественное:

Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация, позволяющая ее идентифицировать.

СТ-РК 1037-2001

Снег вполне тянет на материальный носитель, а слепок ботинка прохожего — на информацию. Которая позволяет саму себя идентифицировать. До известной степени.

И, если для человека в городе такие снежные документы практической ценности несут мало, а информация идентифицируется скорее как спам от производителей ботинок и их подошв, то для охотника в лесу такой документ уже и азарт, и мясо, и ценный мех. Поэтому охотник предпринимает всяческие меры для сохранения этих документов и управления ими, чтобы в полной мере получить всю необходимую информацию. А по истечении необходимого срока хранения, такие документы не грех и затоптать.

Ну и? Развиваем дальше?

Ну а дальше начинаются Снежные Системы Документооборота (ССД). С-правительство. И главный снеговик государства, вещающий о необходимости автоматизации снежного документооборота с целью повышения снежности страны.

Что могут представлять собой ССД? В принципе, то же самое, что и СЭД. Поскольку хранить снег они не будут, также как и современные СЭД не хранят внутри себя бумажные документы. В ССД будут храниться фотокопии снежных документов. И все будет хорошо и тепло, пока не потребуется обратиться к оригиналу снежного документа. Тут уж, хочешь не хочешь, а придется одевать пуховик потеплеее и спускаться в подвал к пингвинам-архиваторам в снежное хранилище. Там и температура постоянно-холодная, и влажность соблюдается, чтобы снежным документам храниться столько, сколько Дед Мороз повелел.

Вопрос организация снежного архива очень серьезен. Ведь снежные документы нужно отсортировать, распределить по классификационной схеме, объединить в дела, да суб-дела, да по томам разложить. Да чтобы не искать прошлогодний снег четко выдерживать соответствующие сроки хранения. В общем, учитывая климатические условия, ни разу не легко.

И горе тем снеговикам, которые возьмутся за автоматизацию всей этой снежной кутерьмы без соответствующей северной подготовки. Оно понятно, что всегда можно взять какую-нибудь систему северно-полюсного соседа и внедрить ее в качестве ССД в местном пингвинарии. Но не все так просто. При общей схожести проблематик, у каждого заказчика свои пингвины. Которые будут брыкаться, и сопротивляться, и всячески защищать свои замороженные бизнес-процессы. Потому что у них так работает. И вот тут-то и начинается работа снеговика по внедрению. Он должен вместе с заказчиком проанализировать эту морозную столетнюю «свежесть», и найти решение, которое позволит поставить дела на новый лад, в автоматизированном режиме. И успех проекта по автоматизации любого документооборота зависит не только и очень не столько от используемой информационной системы, сколько от умелого управления ею и умного снеговика-внедренца.

Какова мораль?

Номер первая такова.  Идеальная СЭД должна быть в состоянии превратиться в ССД в очень ограниченные сроки. Или, перефразируем. Вменяемая СЭД должна быть в состоянии управлять любыми документами вне зависимости от носителя информации.

Номер два. Не так уж и много зависит от конкретной системы, используемой при автоматизации документооборота. Гораздо важнее как используется эта система и как внедряется у заказчика.

Номер три я пока раскрывать не буду. Документооборот начинается … скоро.