Продолжаем тему СЭД для МСБ. В свое время я писал небольшую статейку по этой теме. Рабочее название материала «Зачем СЭД нужна МСБ». Поскольку статейку я нигде не публиковал, а тема близка затронутой давеча, решил выложить ее в двух частях на detrix.kz

Часть первая. Немного о документе

Отечественное море бизнеса сегодня очень недружелюбно относится к хрупким суденышкам малого и среднего бизнеса. Отважные капитаны малого флота ведут свои кораблики по проложенному ими курсу, мужественно преодолевая штормы и отмели. Увы, у них нет никакой возможности противостоять стихии. Не будучи в состоянии влиять на внешнюю среду, капитанам малого и среднего бизнеса остается уповать только на устойчивость собственных компаний, эффективность их деятельности и готовности к преодолению существующих и новых трудностей. И очень жаль, что многие даже не представляют, что ключ к повышению эффективности компании, находится у них буквально под руками. Это – простые документы.

Что такое документ? Это не совсем и не всегда только «официальная бумага». Документ – это свидетель, который при необходимости может подтвердить или доказать произошедшее событие. А документооборот в таком контексте — это упорядочение работы совокупности таких свидетелей. К сожалению, очень часто под термином «документооборот» понимаются только официальные документы делопроизводства, т.е. документы, требуемые законодательством для функционирования организации. Если исходить из такого «узкого» определения, то документооборот может быть не до такой степени важным в жизнедеятельности компании, чтобы уделять ему повышенное внимание. Однако, если под документооборотом понимать движение любых, а не только официальных, документов, — ситуация начинает меняться.

В компанию поступил запрос на обслуживание со стороны клиента, руководитель отдал поручение с верным смыслом, а не с тем, который понял исполнитель, завершился проект, в ходе которого были получены новые знания и навыки — эти и многие другие события нуждаются в подтверждении и сохранении. Нуждаются в более надежной фиксации, нежели хранение в человеческой памяти одного или нескольких сотрудников компании. Еще один немаловажный аспект, которому подчас не уделяют должного внимания. Входом практически любого бизнес-процесса при должной постановке этого процесса должно быть не устное изречение сотрудника (руководителя) компании или клиента, а нечто более осязаемое. В процессе выполнения любого бизнес-процесса (конечно, мы сейчас ведем речь только о грамотно поставленных процессах) неизбежно появление еще чего-то осязаемого, а не только победных вербальных отчетов исполнителей. И, конечно же, выход бизнес-процесса также должен быть зафиксирован должным образом. И не просто зафиксирован. Сам факт фиксации будет являться основанием для того, чтобы выполнить какие-либо дополнительные действия, чтобы получить в конечном итоге достойный результат. Человечество не придумало ничего лучшего кроме использования документов в качестве этого самого осязаемого и должного образа, способствующего достижению соответствующих результатов.

Но благими намерениями известно, куда путь вымощен. На пути повышения эффективности бизнес-процессов посредством их документирования неизбежно кроется большая опасность — чрезмерная бюрократия. Громоздкая бюрократическая структура будет сохранять каждое событие в компании, что решит вопрос фиксации. Но не решит, а только усугубит существующие проблемы и добавит новые, снизив гибкость и эффективность всех бизнес-процессов. А внимание руководителей и сотрудников в конечном итоге будет сосредоточено не на результатах деятельности компании, а на бумажках. Что, собственно, мы часто и наблюдаем в работе государственных органов.

И получается, с одной стороны, что документировать свою деятельность необходимо, а с другой, что это документирование очень легко может из категории добра перейти в категорию зла. Истина же должна находиться посередине. Документировать свою деятельность сегодня, в эпоху знаний, необходимо. Это самый естественный и быстрый способ улучшения производительности компании и достижения лучшего эффекта от ее деятельности. Вопрос стоит не в этом. Вопрос стоит — как документировать. Ведь многие из нас, когда речь идет о документировании начинают представлять (и вполне справедливо) бумажные документы, которые при должном рвении, словно саранча очень быстро захватят все доступное офисное пространство. И тогда здравствуй, новый девиз “без бумажки, ты — букашка”.

Но, заметьте. Не без документа. А без бумажки.

Подведем небольшие итоги наших умозаключений:

1. Современная компания для достижения успеха, а очень часто ради выживания, должна разумно документировать свою деятельность. Можно сказать иначе. Она должна повышать качество своих бизнес-процессов через их документирование.

2. Использование традиционных методов документирования с применением бумажных носителей не позволит достичь весомой отдачи от документирования процессов.

Выход один — использовать современные информационные технологии. Или, если более конкретно, т.к. технологий много, то использовать, так называемые, системы электронного документооборота (СЭД).

Продолжение здесь