Этот вопрос не так-то прост, как может показаться. Стоимость системы электронного документооборота не ограничена ценой лицензий на выбранный программный продукт, на базе которого эта система будет создаваться. И даже, если прибавить инсталляцию этого продукта и обучение пользователей, все равно полученная цифра будет очень неполной. Так что же входит в стоимость системы электронного документооборота?

Вот основные составляющие стоимости СЭД для заказчика:

1. Цена лицензий на соответствующую СЭД.
2. Стоимость инсталляции (включая обучение пользователей) типового решения выбранной СЭД.
3. Стоимость адаптации типовой конфигурации под требования заказчика.
4. Стоимость технической поддержки, сопровождения и доработок в будущем.

Стоимость лицензий СЭД и порядок лицензирования по любой вменяемой системе электронного документооборота можно получить на сайте производителя. Стоимость инсталляции типового решения и обучения пользователей, как правило, также выводятся несложно. Ну а стоимость технической поддержки многие производители привязывают к стоимости своих программных продуктов, и она составляет порядка 25-30% от стоимости софта.

А вот с адаптацией и доработками дела обстоят сложнее. Очень часто типовое решение, предлагаемое поставщиком, не отвечает всем требованиям заказчика. И, если на первом этапе, когда эффект от внедрения СЭД и влияние новизны велики, заказчик может и не обратить на это должного внимания, то в будущем, когда придет аппетит, он столкнется с серьезной проблемой. Например, в свое время я стал свидетелем того, как один из известных казахстанских производителей и поставщиков СЭД за обычный модуль управления договорами, отсутствовавший в типовом решении, «зарядил» для своего клиента сумму в 50% от стоимости всего проекта по внедрению. А ведь стоимость проекта была приличной – порядка 600 долларов на одно рабочее место при нескольких сотнях этих мест. Т.е. фактически получилось так, что внедренец воспользовался незнанием заказчика и тупо выкрутил оному руки, когда представился удобный случай. К сожалению, этот факт не единичен.

В подавляющем большинстве случаев, предлагая свои решения заказчику, внедренцы лукавят! Они молчат об этих самых доработках, убеждая клиента, что все будет в лучшем виде. А заказчик в погоне за минимальной ценой смотрит только на итоговую цифру, не вчитываясь в коммерческое предложение внедренца и не анализируя, что получит в итоге.  А в итоге попадает в зависимость от конкретного производителя СЭД, т.к. система закрыта и никто, кроме правообладателя изменить ее не может. А правообладатель в очередной раз оказывается на коне.

Что сделать заказчику, чтобы не оказаться этим конем? Всего лишь определиться с тем, что он хочет получить после подписания актов выполненных работ по проекту. И что он хочет видеть через год. Простой анализ этих двух моментов принесет массу вопросов, которые следует адресовать внедренцу. И, если ответы на них не понравятся, нужно отправляться на поиски точно такого же халатика, но уже с перламутровыми пуговицами. Конечно, если бюджет очень невелик и заказчик, понимая это, сразу готов смириться с тем, что он будет работать так, как вендор заповедал, то и разговору нет. Но, если заказчик более дальновиден и считает, что СЭД станет его подспорьем на долгие годы вперед, такой подход себя не оправдает.

P.S. Одним из быстрых способов решения всех вопросов стала бы СЭД, которая бы:

1. Являлась конструктором, т.е. обеспечивала возможность изменяться под меняющиеся бизнес-процессы в графическом режиме.
2. Обладала открытым исходным кодом с правом его переработки под собственные нужды на тот случай, если конструктор себя не оправдает.
3. Создана с использованием технологий, по которым было бы достаточно специалистов на рынке труда.
4. Являлась опробованным продуктом, т.е. применялась хотя бы в десятке-другом компаний.

Очень странно, что до сих пор, при очень высокой плотности рынка СЭД, когда производители продуктов-близнецов постоянно сталкиваются друг с другом всеми частями всех своих тел, никто не решился выпустить такой продукт.