Завершая тему журналов документов, осталось рассказать о возможности их группировки. Эта группировка влияет только на формирование меню. Журналы, которые не входят в какую-либо группу, отображаются непосредственно в меню Документы. Если же журнал принадлежит какой-нибудь группе, то тогда он находится в одноименном (группе) подменю.

Доступ к управлению группами журналов осуществляется через меню Администрирование / Документооборот / Группы журналов.

Добавление новой группы выполняется при помощи кнопки Добавить группу журналов. Каждая группа содержит следующие параметры:

• Название. Название группы.
• Описание  Краткое описание группы. Это описание доступно пользователю в виде подсказки при наведении им курсора мыши на группы в меню Документы.

Отнесение журналов к группе осуществляется со страницы общих настроек журнала.

По умолчанию к свежеиспеченному журналу никто не имеет прав доступа. Даже испекший его администратор. Для исправления этой ситуации служит страница Безопасность в администрировании журнала.

Для настройки прав доступа используется таблица безопасности. Добавление новой записи в таблицу осуществляется при помощи кнопки Добавить запись, а удаление существующей − при помощи кнопки с пиктограммой в виде красного крестика, расположенной в правой части соответствующей строки. Для каждой строки необходимо заполнить два поля: Субъект безопасности (для кого, собственно, доступ настраиваем) и Просмотр (разрешить или запретить). На приведенном выше рисунке к журналу Заявки в техподдержку имеют доступ все сотрудники ТОО «Detrix». И каждый из них видит этот журнал в меню Документы.

После внесения необходимых изменений в таблицу безопасности, нужно сохранить их при помощи одноименной кнопки, расположенной в нижней части страницы.

Detrix не осуществляет интеллектуальные потуги, пытаясь сопоставить поля журнала полям отнесенных к этому журналу типов документов. Сопоставление полей необходимо выполнить администратору вручную. На соответствующей странице модуля администрирования.

В левой части этой страницы располагаются поля журнала. Справа — таблицы с полями отнесенных к журналу типов документов (при открытии страницы сопоставления полей эти таблицы свернуты). Если к журналу относятся несколько типов документов, таблицы их полей буду располагаться друг под другом. Сопоставление полей осуществляется методом «drag-and-drop». Т.е. берем мышью поле из правой таблицы и перетаскиваем на соответствующую ячейку левой. Сопоставлять можно только однотипные поля (типы полей указываются в скобках). Если есть желание отменить сопоставленное поле документа, необходимо оттащить его в Корзину. Собственно, и вся премудрость.

Страница Поля журнала позволяет определить набор его (журнала) полей.

Здесь все, как и везде ранее. Для добавления нового поля предназначена кнопка Добавить поле. В настройках поля указывается его тип и наличие (отсутствие) группировки по данному полю в журнале (т.е. предоставить ли пользователю возможность включения группировки по полю). Тип поля задается только при создании, изменить его в будущем нельзя. Порядок полей можно изменять при помощи кнопки со стрелкой, расположенной в левой части заголовка поля. Поле может сворачиваться (разворачиваться) нажатием левой кнопки мыши по его заголовку.  Для удаления поля предназначена кнопка с пиктограммой красного крестика, расположенная в правой части заголовка поля.

Существует возможность изменения цвета шрифта строк в журнале. Для этого необходимо создать поле с названием .#color строкового типа. Поле с таким названием автоматически скрывается из табличного представления, а цвет шрифта соответствующей строки становится таким, какой указан в содержимом поля .#color данной строки. Возможность может пригодиться, к примеру, для выделения в журнале гламурным красным цветом просроченных поручений. Для реализации оного администратор может добавить поле Цвет строки в тип документа Поручение, создать в журнале Поручение поле .#color и сопоставить их друг с другом. И на точке маршрута Поручения, где обрабатывается нарушение контрольного срока, в поле Цвет строки, используя действие Запись, записать значение #FF0000. Теперь все просроченные поручения будут выделяться в табличном представлении журнала красным цветом.

На странице общих настроек журнала можно указать (изменить):

• Название журнала.
• Краткое описание. Оно появляется у пользователя при наведении курсора мыши на название журнала в меню Документы.
• Полное описание. Это описание доступно через меню Помощь (команда Справка) при открытом журнале.
• Группа. Группы позволяют структурировать журналы в меню Документы. Если в данном выпадающем списке выбрать группу, то журнал в меню будет расположен в подменю, соответствующем группе.
• Типы документов. Настройка позволяет определить типы документов, которые будут относиться к журналу. Состоит из двух списков. Левый список содержит доступные для отнесения типы документов; правый — уже отнесенные к данному журналу. Переносить типы документов из списка в список можно при помощи кнопок в виде стрелок, расположенных между списками. В левом списке доступны не все типы документов, существующие в системе, а только те, которые не были ранее отнесены ни к одному журналу, т.к. один тип документа может принадлежать только к одному журналу.